Anwendungsfälle

Wo KI in der Hausverwaltung den größten Hebel hat

Acht konkrete Szenarien, die wir in Verwaltungen ab 200 Einheiten täglich live betreiben — von der nächtlichen Schadensmeldung bis zur automatisierten Rechnungserfassung.

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#01

Voicebot

Schadensmeldungen 24/7 strukturiert aufnehmen

Mieter:innen rufen außerhalb der Geschäftszeiten an, wenn die Heizung ausfällt oder der Aufzug stehen bleibt — und werden direkt vom Voicebot empfangen.

Der Bot fragt Adresse, Wohnungsnummer, Schadenart, Dringlichkeit ab, legt das Ticket in DOMUS, Wodis Sigma oder KARTHAGO an und informiert bei kritischen Schäden parallel den Notdienst per SMS.

  • Was Sie konkret gewinnen
  • checkReduziert verlorene Anrufe außerhalb der Sprechzeiten um bis zu 70 %
  • checkTicket inkl. Foto-Upload bei Webchat & WhatsApp
  • checkEskalationspfad für Wasser-, Heizungs- und Personenschäden
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#02

Voicebot

Termine für Wohnungsabnahme & -übergabe

Die KI synchronisiert sich mit dem Kalender Ihres Teams und vergibt Übergabetermine selbstständig — inklusive Erinnerungs-E-Mail und SMS 24 h vorher.

Mieter wählen aus echten freien Slots, kein Schwarzes-Brett-Telefonat mehr.

  • Was Sie konkret gewinnen
  • checkSpart 5–8 Min. pro Routineanruf
  • checkAutomatischer Versand der Übergabeprotokoll-Vorlage
  • checkErinnerung an Mieter & Mitarbeiter:innen
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#03

Voicebot

Mehrsprachige Mieterhotline ohne Mehrpersonal

Türkisch, Russisch, Arabisch, Englisch, Polnisch — Ihr Bot spricht alle Sprachen, die Ihre Mieterschaft braucht. So vermeiden Sie Missverständnisse bei Hausordnung, Nebenkosten oder Schadensmeldungen.

  • Was Sie konkret gewinnen
  • check40+ Sprachen verfügbar
  • checkAutomatische Spracherkennung des Anrufenden
  • checkÜbergabe als deutsches Ticket an Ihr Team
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#04

Chatbot

Self-Service-Portal für Mieter & Eigentümer

Auf Ihrer Website, im Mieterportal und auf WhatsApp: Mieter:innen rufen Mietbescheinigungen ab, melden den Mieterwechsel an, fragen Hausgeldabrechnungen oder WEG-Protokolle.

Eigentümer:innen finden Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Beschlusssammlung selbstständig — ohne in der Verwaltung anzurufen.

  • Was Sie konkret gewinnen
  • checkRAG-basierte Antworten aus Ihren Dokumenten
  • checkSingle-Sign-On mit dem Mieterportal möglich
  • checkÜbergabe an Mitarbeiter:in, wenn die Frage zu komplex ist
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#05

Chatbot

Schadensmeldung mit Foto-Upload

Statt mehrerer Telefonate schickt der Mieter ein Foto vom Wasserfleck. Die KI klassifiziert: Wasserschaden, Schimmel, Heizungsausfall oder Aufzugsstörung — und legt direkt das passende Ticket samt Foto im ERP an.

  • Was Sie konkret gewinnen
  • checkBildklassifikation in Sekunden
  • checkAutomatische Priorisierung nach Schadenart
  • checkDirekte Weiterleitung an Wartungsfirma optional
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#06

Automatisierung

Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten

OCR liest Handwerker-, Versorger- und Versicherungsrechnungen, ordnet sie der richtigen WEG oder dem richtigen Mietobjekt zu, prüft den Wartungsvertrag — und legt die Rechnung mit allen Metadaten zur Freigabe in Ihr ERP.

Doppelte Rechnungen, falsche Konten oder abweichende Beträge fallen sofort auf.

  • Was Sie konkret gewinnen
  • checkAutomatische Kontierung nach DATEV-Logik möglich
  • checkHinterlegt Wartungsverträge und prüft Soll-Ist-Beträge
  • checkReduziert Bearbeitungszeit pro Rechnung um bis zu 80 %
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#07

Automatisierung

Nebenkostenabrechnung vorbereiten

Die KI sortiert Belege nach BetrKV-Kategorien (umlagefähig / nicht umlagefähig), legt eine Vorab-Aufstellung pro Einheit an und macht Ihre Abrechnungsphase planbar.

  • Was Sie konkret gewinnen
  • checkVorbefüllter Excel- oder ERP-Export
  • checkAufdeckung nicht umlagefähiger Posten
  • checkHeiz- und Wasserkostenanteil nach HK-V berücksichtigt
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#08

Automatisierung

Wartungstermine proaktiv tracken

Aufzug, Heizung, Rauchmelder, Trinkwasser-Untersuchung: die KI kennt alle gesetzlich vorgeschriebenen Fristen und ruft Wartungsfirmen proaktiv an — bevor Eigentümer:innen auf der nächsten Versammlung danach fragen.

  • Was Sie konkret gewinnen
  • checkErinnerung 30 Tage vor Fristablauf
  • checkAutomatische Beauftragung der Wartungsfirma per Mail
  • checkDokumentation für Verwalterbeirat

Szenario im Detail

Ein realer Mieteranruf — vom Klingeln bis zum Ticket

  1. •

    21:47 Uhr

    Mieterin meldet Wasserschaden

    Frau Becker aus Hannover-List ruft an, weil die Spülmaschine ausgelaufen ist. In ihrer klassischen Verwaltung wäre niemand erreichbar — bei Ihnen meldet sich der Bot freundlich mit dem Namen Ihrer Verwaltung.

  2. •

    21:48 Uhr

    Qualifizierung

    Der Bot fragt nach Wohnungsnummer, ob Strom betroffen ist und ob bereits Wasser zum Nachbarn läuft. Aus der Antwort leitet er die Dringlichkeitsstufe 'Sofort' ab.

  3. •

    21:49 Uhr

    Ticket im ERP

    Im DOMUS wird ein Schaden-Ticket erstellt, dem Sondereigentum zugeordnet und automatisch dem Notdienst-Klempner per SMS und E-Mail zugewiesen.

  4. •

    21:51 Uhr

    Bestätigung an die Mieterin

    Frau Becker erhält per SMS Ticketnummer, Name & Telefonnummer des Klempners und einen Hinweis, was sie bis dahin selbst tun kann.

  5. •

    07:30 Uhr

    Morgen-Briefing in der Verwaltung

    Ihr Team startet den Tag mit einer übersichtlichen Liste aller Nachtvorgänge — inklusive Eskalationen, Rückrufwünschen und bereits beauftragten Maßnahmen.

Welcher Use Case passt zu Ihrer Verwaltung?

In einem unverbindlichen Gespräch sortieren wir gemeinsam, welcher Baustein für Ihre Größe und Software-Landschaft am schnellsten wirkt.

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