Wo KI in der Hausverwaltung den größten Hebel hat

Notfall-Eskalation an den Bereitschaftsdienst

Wasserschaden um 2 Uhr nachts, Heizungsausfall im Januar, Aufzug-Notruf am Sonntag: Der Voicebot erkennt aus Tonfall, Stichworten und Antworten auf gezielte Rückfragen, ob es sich um einen echten Notfall handelt.

Bei Stufe 'Sofort' wird parallel zur Ticket-Erstellung der Bereitschaftsdienst per SMS und Anruf alarmiert — inklusive Adresse, Wohnungsnummer und einer 3-Zeilen-Zusammenfassung des Schadens.

Anrufkategorisierung & intelligentes Routing

Jeder Anruf wird in Echtzeit klassifiziert: Schadensmeldung, Mietfrage, Beschwerde, Termin, Eigentümer-Anliegen oder Verkauf. Die KI bestimmt den Empfänger im Team — und übergibt nur das, was wirklich Mensch braucht.

Spam-Anrufe und Cold-Call-Vertrieb werden automatisch erkannt und abgefangen, bevor sie Ihr Team erreichen.

Schadensmeldungen 24/7 strukturiert aufnehmen

Mieter:innen rufen außerhalb der Geschäftszeiten an, wenn die Heizung ausfällt oder der Aufzug stehen bleibt — und werden direkt vom Voicebot empfangen.

Der Bot fragt Adresse, Wohnungsnummer, Schadenart, Dringlichkeit ab, legt das Ticket in DOMUS, Wodis Sigma oder KARTHAGO an und informiert bei kritischen Schäden parallel den Notdienst per SMS.

Beschwerdemanagement: Lärm, Nachbarn, Reklamationen

Beschwerden sind emotional — die KI nimmt sie ruhig, neutral und ohne Wertung auf. Sie fragt strukturiert nach Zeitraum, Häufigkeit, betroffenen Parteien und dokumentiert sauber.

Aus jeder Beschwerde wird ein nachverfolgbares Ticket. Wiederholtäter werden automatisch erkannt, der zuständige Sachbearbeiter bekommt die komplette Vorgeschichte mit.

Standard-Mieterfragen sofort beantworten

Hausordnung, Müllabfuhr-Tage, Sprechzeiten, Nebenkosten-Posten, Kündigungsfristen, Schlüsselverlust: 80 % aller Mieteranfragen sind Standardfragen, die der Voicebot in Sekunden beantwortet — auf Basis Ihrer hinterlegten Dokumente.

Mehrsprachige Mieterhotline ohne Mehrpersonal

Türkisch, Russisch, Arabisch, Englisch, Polnisch — Ihr Bot spricht alle Sprachen, die Ihre Mieterschaft braucht. So vermeiden Sie Missverständnisse bei Hausordnung, Nebenkosten oder Schadensmeldungen.

Termine für Wohnungsabnahme & -übergabe

Die KI synchronisiert sich mit dem Kalender Ihres Teams und vergibt Übergabetermine selbstständig — inklusive Erinnerungs-E-Mail und SMS 24 h vorher.

Mieter wählen aus echten freien Slots, kein Schwarzes-Brett-Telefonat mehr.

Lead-Qualifizierung für Mietinteressenten

Wohnungsanfragen kommen 24/7 — die meisten sind unqualifiziert. Der Voicebot prüft Bedarf, Einkommensnachweis-Bereitschaft, gewünschten Einzugstermin und Haustier-Frage am Telefon und gibt nur passende Leads weiter.

Ungeeignete Interessenten erhalten freundlich Absage + Hinweis auf passendere Wohnungen aus Ihrem Bestand.

Mietbescheinigungen & Standard-Dokumente auf Knopfdruck

Mieter fordert Mietbescheinigung fürs Amt? Wohnsitzbestätigung für die Bank? Bescheinigung für die KFZ-Ummeldung? Der Chatbot identifiziert den Mieter, generiert das Dokument aus Ihren Stammdaten und schickt es signiert per E-Mail.

Self-Service-Portal für Mieter & Eigentümer

Auf Ihrer Website, im Mieterportal und auf WhatsApp: Mieter:innen rufen Mietbescheinigungen ab, melden den Mieterwechsel an, fragen Hausgeldabrechnungen oder WEG-Protokolle.

Eigentümer:innen finden Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Beschlusssammlung selbstständig — ohne in der Verwaltung anzurufen.

Schadensmeldung mit Foto-Upload

Statt mehrerer Telefonate schickt der Mieter ein Foto vom Wasserfleck. Die KI klassifiziert: Wasserschaden, Schimmel, Heizungsausfall oder Aufzugsstörung — und legt direkt das passende Ticket samt Foto im ERP an.

Verträge im Blick: Wartung, Versicherung, Versorger

Die KI führt das Vertragsregister aller Wartungs-, Versicherungs-, Versorger- und Hausmeisterverträge. Sie erkennt Fristabläufe, Preisanpassungen und Sonderkündigungsrechte automatisch und mahnt Ihr Team rechtzeitig — bevor sich ein Vertrag stillschweigend verlängert oder eine Versicherung zur Unzeit gekündigt werden müsste.

Beim Rechnungseingang prüft die KI sofort, ob Position und Betrag zum hinterlegten Vertrag passen. Sie sehen Falschabrechnungen, bevor Sie sie bezahlen — und haben jeden Vertrag in Sekunden statt in Ordnern.

Dienstleister & Handwerker zentral steuern

Die KI verwaltet Stammdaten aller Handwerker, Hausmeister, Reinigungs- und Wartungsfirmen — inklusive Gewerk, Einsatzregion, Versicherungsnachweis und durchschnittlicher Reaktionszeit. Bei einer Schadensmeldung wählt sie automatisch die passende Firma, holt Angebote ein und koordiniert den Termin.

Rapporte und Leistungsnachweise werden gegen den ursprünglichen Auftrag geprüft, SLA-Verstöße markiert. Sie sehen pro Firma, wer hält und wer nicht — und steuern Ihr Dienstleister-Netzwerk daten- statt bauchgesteuert.

KI-Postfach: Mails klassifizieren, beantworten, ablegen

Die KI liest jede eingehende Mail mit, klassifiziert sie nach Typ (Schaden, Frage, Beschwerde, Rechnung, Eigentümer-Anliegen, Spam) und extrahiert Mieter, Objekt und Vorgang aus dem Text. Jede Mail landet automatisch in der richtigen Akte — ohne Drag-and-Drop, ohne manuelle Ablage.

Standardanfragen beantwortet die KI selbst aus Ihren Dokumenten und Vorlagen. Komplexere Vorgänge bekommen einen fertigen Antwort-Entwurf direkt in Outlook, Gmail oder Ihrem IMAP-Postfach — Sie prüfen und senden in einem Klick.

Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten

OCR liest Handwerker-, Versorger- und Versicherungsrechnungen, ordnet sie der richtigen WEG oder dem richtigen Mietobjekt zu, prüft den hinterlegten Wartungsvertrag — und legt die Rechnung mit allen Metadaten zur Freigabe in Ihr ERP.

Doppelte Rechnungen, falsche Konten oder abweichende Beträge fallen sofort auf.

Nebenkostenabrechnung vorbereiten

Die KI sortiert Belege nach BetrKV-Kategorien (umlagefähig / nicht umlagefähig), legt eine Vorab-Aufstellung pro Einheit an und macht Ihre Abrechnungsphase planbar.

Wartungstermine proaktiv tracken

Aufzug, Heizung, Rauchmelder, Trinkwasser-Untersuchung: die KI kennt alle gesetzlich vorgeschriebenen Fristen und ruft Wartungsfirmen proaktiv an — bevor Eigentümer:innen auf der nächsten Versammlung danach fragen.

Handwerker-Koordination & Status-Abfragen

Handwerker ruft an, um Termin zu bestätigen oder Status zu melden? Die KI erkennt ihn an der Rufnummer, ordnet ihn dem Ticket zu, nimmt die Statusmeldung auf ('Ersatzteil bestellt, kommt Donnerstag') und aktualisiert das Ticket im ERP.

Eigentümer- und WEG-Selbstauskunft

Eigentümer rufen für Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Beschlussprotokoll, Beiratsthemen oder Hausgeld-Saldo an. Die KI authentifiziert über PIN, beantwortet aus der WEG-Akte oder sendet das Dokument per E-Mail.