Aufbewahrungsfristen 2026: Welche Belege Hausverwaltungen jetzt löschen dürfen und welche nicht

In vielen Hausverwaltungen sieht das Belegarchiv gleich aus: Ordner aus dem Jahr 2014 stehen Wand an Wand mit den Abrechnungen des laufenden Wirtschaftsjahres, der Keller ist voll, der Server auch. Wer aussortieren will, traut sich oft nicht: Lieber zehn Jahre zu lange aufheben als versehentlich einen Beleg vernichten, den das Finanzamt oder ein Eigentümer noch sehen möchte. Genau hier setzt das Thema Aufbewahrungsfristen Hausverwaltung 2026 an, denn die Rechtslage hat sich geändert.

Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) gilt für Buchungsbelege eine kürzere Frist. Das betrifft Hausverwaltungen unmittelbar, weil ein Großteil ihrer Unterlagen aus genau solchen Belegen besteht: Handwerkerrechnungen, Zahlungsbelege, Bankkontoauszüge. Dieser Beitrag ordnet die Fristen, zeigt welche Belege jetzt gelöscht werden dürfen und welche keinesfalls, und erklärt, warum kürzere Fristen wegen der DSGVO sogar zu mehr Pflichten führen können.

Was sich 2026 bei den Aufbewahrungsfristen geändert hat

Die wichtigste Neuerung: Buchungsbelege müssen nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden. Laut Haufe (2025) reduziert das Bürokratieentlastungsgesetz IV die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB und § 147 AO von zehn auf acht Jahre. Die Regelung gilt grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025 und greift für alle Unterlagen, deren bisherige Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war.

Praktisch heißt das: Was Anfang 2025 noch unter die alte Zehn-Jahres-Frist fiel, profitiert von der Verkürzung. Für eine Hausverwaltung bedeutet das im Jahr 2026 spürbar mehr Spielraum beim Aussortieren, vor allem bei den volumenstärksten Unterlagen, den laufenden Rechnungen und Zahlungsbelegen.

Welche Belege jetzt unter die Acht-Jahres-Frist fallen

Unter die verkürzte Frist fallen die klassischen Buchhaltungsbelege. Dazu zählen laut d.velop (2026) Rechnungen, Quittungen und Buchungsbelege ebenso wie Zahlungsbelege und Bankkontoauszüge. Für die Hausverwaltung sind das die Handwerker- und Dienstleisterrechnungen, die Belege zur Betriebs- und Heizkostenabrechnung, Kontoauszüge der WEG-Konten und die Zahlungsnachweise.

Genau diese Unterlagen machen den größten Teil des Archivs aus. Wer hier konsequent nach acht Jahren aussortiert, gewinnt am schnellsten Platz, ohne ein rechtliches Risiko einzugehen.

Welche Unterlagen weiterhin zehn Jahre bleiben müssen

Nicht alles wird kürzer: Die zentralen WEG-Dokumente bleiben bei zehn Jahren. Dazu gehören die Jahresgesamt- und Einzelabrechnungen sowie die Wirtschaftspläne. Laut Haufe (2025) unterliegen Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht, während die laufende Korrespondenz mit Eigentümern und Dritten nach sechs Jahren entfällt.

Der praktische Knackpunkt liegt im Verhältnis von Abrechnung und Beleg: Die Jahresabrechnung muss zehn Jahre vorgehalten werden, der einzelne Beleg dazu nur acht. Wer sauber aufräumen will, sollte die Belege deshalb sinnvollerweise so lange behalten, wie die zugehörige Abrechnung angreifbar bleibt, sonst fehlt im Streitfall der Nachweis hinter der Zahl.

Wann die Frist beginnt und welches Jahr 2026 wirklich frei wird

Die Frist startet nicht mit dem Belegdatum, sondern mit dem Jahresende. Laut d.velop (2026) beginnt die Aufbewahrungspflicht immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist. Eine 2026 erhaltene Rechnung läuft damit erst am 31. Dezember 2034 aus, nicht acht Jahre nach dem Rechnungsdatum.

Für das Aufräumen im Jahr 2026 heißt das konkret: Buchungsbelege aus dem Geschäftsjahr 2017 und früher dürfen vernichtet werden, weil ihre Acht-Jahres-Frist Ende 2025 abgelaufen ist. Zehn-Jahres-Unterlagen wie Jahresabrechnungen sind erst ab Geschäftsjahr 2015 und älter löschbar. Diese Stichjahr-Logik lässt sich gut in den jährlichen Abschluss integrieren, etwa direkt nach Erstellung der neuen Jahresabrechnung.

Warum kürzere Fristen die DSGVO-Pflichten verschärfen

Eine kürzere Aufbewahrungsfrist ist datenschutzrechtlich keine reine Erleichterung, sondern erzeugt eine aktive Löschpflicht. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist läuft, dürfen personenbezogene Daten gespeichert bleiben. Fällt dieser Grund weg, müssen sie nach Art. 17 DSGVO gelöscht werden, sie dürfen also nicht einfach weiter im Archiv liegen.

Genau hier liegt der Haken. Laut BBH (2025) müssen Unternehmen wegen der verkürzten Frist ihr Löschkonzept nach DSGVO überprüfen und gegebenenfalls die Löschfristen für Stamm- und Bestandsdaten anpassen, soweit diese aus den Aufbewahrungsfristen abgeleitet wurden. Für Hausverwaltungen sind das die Daten ausgezogener Mieter, abgelöster Eigentümer und beendeter Dienstleisterverträge.

Wer also nur die acht Jahre umsetzt, aber sein Löschkonzept nicht nachzieht, riskiert, Daten ein Jahr zu lange vorzuhalten, und das ist datenschutzrechtlich angreifbar. Aus der vermeintlichen Entlastung wird damit ein zusätzlicher Prüfaufwand, den die Verwaltung aktiv steuern muss. Ein strukturierter digitaler Posteingang hilft dabei, Dokumente von Anfang an mit dem richtigen Löschdatum zu verknüpfen.

Welche Belege trotz abgelaufener Frist nicht gelöscht werden dürfen

Eine abgelaufene Frist ist kein Freibrief: Bei offenen Verfahren oder laufender Verjährung bleiben Belege erhalten. Solange ein Eigentümer Einwendungen gegen eine Abrechnung erhebt, ein Gerichtsverfahren läuft oder eine Betriebsprüfung ansteht, müssen die zugehörigen Unterlagen vorgehalten werden, unabhängig von der formalen Aufbewahrungsfrist.

Das gilt besonders bei der Betriebskostenabrechnung. Laut Techem (2025) haben Mieter nach Erhalt der Abrechnung zwölf Monate Zeit für substantiierte Einwendungen, und Ansprüche verjähren erst nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Entstehungsjahres. Belege, die eine noch angreifbare oder strittige Abrechnung stützen, gehören deshalb nicht in den Schredder, selbst wenn ihre Acht-Jahres-Frist formal erreicht ist.

Praktischer Merksatz: Erst Verjährung und offene Vorgänge prüfen, dann die Frist anwenden. Wer diese Reihenfolge umdreht, vernichtet im schlimmsten Fall genau den Beleg, den er für einen laufenden Streit gebraucht hätte.

Wie KI das Fristenmanagement in der Hausverwaltung übernimmt

Fristenmanagement ist Fleißarbeit, und genau die lässt sich automatisieren. Statt jeden Ordner manuell zu prüfen, kann ein KI-gestütztes Dokumentenmanagement eingehende Belege automatisch klassifizieren, der richtigen Frist zuordnen und das Löschdatum berechnen. Das Ergebnis: eine jederzeit aktuelle Liste, welche Unterlagen löschbar sind und welche wegen Verjährung oder offener Verfahren gesperrt bleiben.

Genau solche Lösungen entwickelt DigiRift für Hausverwaltungen. Die KI erkennt beim Eingang, ob es sich um eine Handwerkerrechnung (acht Jahre), eine Jahresabrechnung (zehn Jahre) oder Korrespondenz (sechs Jahre) handelt, verknüpft den Beleg mit dem zugehörigen Vorgang und stößt zum Fristende eine dokumentierte Löschung an, die sich mit dem DSGVO-Löschkonzept deckt. Das senkt das Risiko, Daten zu lange zu speichern, ebenso wie das Risiko, einen noch benötigten Beleg zu früh zu vernichten. Wie weit sich das Backoffice darüber hinaus automatisieren lässt, zeigt unser Überblick zum KI-Backoffice für Hausverwaltungen.

Wichtig dabei: Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland, und DigiRift übernimmt als Full-Service-Partner die komplette Einrichtung, Integration in Ihre bestehende Verwaltungssoftware und den laufenden Betrieb. Sie müssen kein eigenes IT-Projekt aufsetzen. In einer kostenlosen Erstberatung über das Beratungsangebot von ki-in-der-hausverwaltung.de klären wir in rund 30 Minuten, welche Belegarten in Ihrem Bestand wie viel Archivvolumen binden, wo sich automatisiert Fristen berechnen lassen und mit welchem Aufwand eine Einführung realistisch ist.

Fazit

2026 dürfen Hausverwaltungen mehr löschen als bisher: Buchungsbelege wie Rechnungen, Zahlungsbelege und Kontoauszüge fallen nur noch unter die Acht-Jahres-Frist, sodass im laufenden Jahr alle Belege aus dem Geschäftsjahr 2017 und früher vernichtet werden dürfen. Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne bleiben dagegen bei zehn Jahren, Korrespondenz bei sechs. Zwei Punkte entscheiden über die Rechtssicherheit: Erstens müssen offene Verfahren und Verjährungsfristen vor jeder Löschung geprüft werden, zweitens verlangt die kürzere Frist ein angepasstes DSGVO-Löschkonzept, weil abgelaufene Fristen eine aktive Löschpflicht auslösen. Wer diese Schritte einmal sauber in einen automatisierten Ablauf gießt, spart künftig jedes Jahr die mühsame Einzelprüfung und reduziert zugleich sein Haftungsrisiko.

Quellen

1. Haufe (2025): Bürokratieentlastungsgesetz, Aufbewahrungspflichten verkürzt. Haufe (2025)
2. Haufe (2025): Verwaltungsunterlagen, Aufbewahrungsfristen in der WEG. Haufe (2025)
3. d.velop (2026): Aufbewahrungsfristen für Unternehmen 2026. d.velop (2026)
4. BBH (2025): Verkürzung der Aufbewahrungsfristen und DSGVO-Löschkonzept. BBH (2025)
5. Techem (2025): Wichtige Fristen der Betriebskostenabrechnung. Techem (2025)