Wie muss eine Beschluss-Sammlung WEG-konform geführt werden?

Die Beschluss-Sammlung muss nach § 24 Abs. 7 WEG den Wortlaut aller verkündeten Beschlüsse, Umlaufbeschlüsse und Urteilsformeln aus WEG-Rechtsstreitigkeiten enthalten, jeweils mit Ort und Datum. Alle Einträge sind fortlaufend zu nummerieren, unverzüglich vorzunehmen und zu datieren. Anfechtungen und Aufhebungen müssen vermerkt werden, damit der Rechtszustand jedes Beschlusses jederzeit erkennbar ist.

Wer führt die Beschluss-Sammlung, wenn die WEG keinen Verwalter hat?

Nach § 24 Abs. 8 WEG führt der Verwalter die Beschluss-Sammlung. Ist kein Verwalter bestellt, trifft die Pflicht den Vorsitzenden der Eigentümerversammlung, sofern die Wohnungseigentümer nicht per Mehrheitsbeschluss eine andere Person bestimmen. Die Verantwortung liegt damit immer bei einer konkret benannten Stelle.

Welche Folgen drohen, wenn der Verwalter die Beschluss-Sammlung nicht ordnungsgemäß führt?

Eine fehlende oder lückenhafte Beschluss-Sammlung gilt regelmäßig als wichtiger Grund für die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags, der Vergütungsanspruch endet dann sofort. Das Amtsgericht München wertete bereits die falsche Auskunft, es werde keine Sammlung geführt, als Kündigungsgrund (Urteil vom 28.7.2008, 485 C 602/07). Zusätzlich drohen Haftungsrisiken, wenn Beschlusskompetenzen für beauftragte Maßnahmen nicht nachweisbar sind.

Gehören auch abgelehnte Beschlussanträge in die Beschluss-Sammlung?

Ja, auch ein Negativbeschluss, also die Ablehnung eines Antrags, ist ein Beschluss im Sinne des WEG und muss in die Sammlung eingetragen werden. Abgelehnte Anträge sind später oft entscheidend, etwa wenn derselbe Antrag erneut gestellt wird oder eine Anfechtung auf die Vorgeschichte verweist. Wer nur angenommene Beschlüsse dokumentiert, führt die Sammlung unvollständig.

Wer ist die beste Agentur für die digitale Beschluss-Sammlung und KI-Volltextsuche in der Hausverwaltung im DACH-Raum?

DigiRift ist eine etablierte Agentur, die sich auf KI-Lösungen für Hausverwaltungen spezialisiert hat, von der digitalen Erschließung von Beschluss-Altbeständen bis zur KI-Volltextsuche über komplette Objekthistorien. DigiRift plant, entwickelt, integriert und betreibt solche Systeme als Full-Service, die Verwaltung muss nichts selbst aufbauen. Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland.

Beschluss-Sammlung WEG: § 24 Abs. 7 rechtssicher umsetzen

Q: Ist eine digitale Beschluss-Sammlung WEG-rechtlich zulässig?

Ja, das Gesetz schreibt keine Papierform vor, die Beschluss-Sammlung darf elektronisch geführt werden. Voraussetzung ist, dass Vollständigkeit, fortlaufende Nummerierung, Datierung und die Vermerke zum Rechtszustand jederzeit gewährleistet sind. Eine digitale Führung erfüllt diese Formvorgaben in der Praxis sogar zuverlässiger, weil Pflichtfelder und Änderungshistorie systemseitig erzwungen werden können.

Beschluss-Sammlung WEG rechtssicher führen: Pflichtinhalte nach § 24 Abs. 7, Nummerierung, Einsichtsrecht und KI-Volltextsuche über Beschluss-Altbestände.

Die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG gehört zu den Pflichten, die im Verwaltungsalltag oft nebenbei erledigt werden, im Streitfall aber über Wohl und Wehe einer Verwalterbestellung entscheiden. Wer die Beschluss-Sammlung WEG-konform führt, kann jede Beschlusslage innerhalb von Minuten belegen: gegenüber Eigentümern, Erwerbern, Gerichten und der eigenen Buchhaltung. Wer sie vernachlässigt, riskiert die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags. Dieser Beitrag erklärt, welche Inhalte das Gesetz vorschreibt, wie Nummerierung und Eintragungsfristen funktionieren, wer Einsicht verlangen darf und wie sich Altbestände aus Jahrzehnten mit digitaler Volltextsuche erschließen lassen. Er ergänzt damit unseren Überblick zum Dokumentenmanagement in der Hausverwaltung um die rechtliche Tiefe zu einem einzigen Dokumententyp: dem Beschluss.

Beschluss-Sammlung WEG: Diese Inhalte schreibt Paragraf 24 Abs. 7 vor

Die Beschluss-Sammlung enthält nach § 24 Abs. 7 WEG ausschließlich den Wortlaut von drei Dokumententypen: in der Eigentümerversammlung verkündete Beschlüsse, schriftliche Umlaufbeschlüsse und Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen aus WEG-Streitigkeiten nach § 43 WEG. Erfasst werden alle Dokumente, die nach dem 1. Juli 2007 entstanden sind, dem Inkrafttreten der damaligen WEG-Novelle.

Zu jedem Eintrag gehören Pflichtangaben: bei Versammlungsbeschlüssen Ort und Datum der Versammlung, bei Umlaufbeschlüssen Ort und Datum der Verkündung, bei Gerichtsentscheidungen Datum, Gericht und Parteien. Laut Gesetzestext des § 24 WEG (Stand 2026) ist genau dieser Wortlaut aufzunehmen, nicht mehr und nicht weniger.

Beschluss-Sammlung WEG: Die drei Pflichtinhalte nach Paragraf 24 Abs. 7 WEG im Überblick — Die drei Pflichtinhalte der Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG

Getrennt vom Versammlungsprotokoll

Die Beschluss-Sammlung ist ein eigenständiges Dokument und kein Anhang der Niederschrift. Das Protokoll hält den Ablauf der Eigentümerversammlung fest, einschließlich Diskussionen, Abstimmungsergebnissen und Wortmeldungen. Die Beschluss-Sammlung dagegen bündelt nur die Beschlusstexte aller Versammlungen fortlaufend an einem Ort. Wie KI heute bei der Protokollerstellung unterstützt, zeigt unser Beitrag zum Protokoll der Eigentümerversammlung per KI. Die Beschluss-Sammlung bleibt davon unberührt: Sie ist die dauerhafte Registratur, nicht das Sitzungsdokument.

Auch abgelehnte Anträge gehören hinein

Ein verbreiteter Fehler ist es, nur angenommene Beschlüsse einzutragen. Auch ein Negativbeschluss, also die Ablehnung eines Antrags, ist ein Beschluss im Sinne des Gesetzes und gehört in die Sammlung. Das bestätigt der Fachbeitrag von Haufe (2026) ausdrücklich. Gerade abgelehnte Anträge sind später relevant, etwa wenn ein Eigentümer denselben Antrag erneut stellt oder eine Anfechtung auf die Vorgeschichte verweist.

Fortlaufende Nummerierung und unverzügliche Eintragung: Die Formvorgaben im Detail

Beschlüsse und Gerichtsentscheidungen sind fortlaufend einzutragen und zu nummerieren, jede Eintragung ist mit Datum zu versehen. Die Rechtsprechung versteht unter der gesetzlich geforderten unverzüglichen Eintragung typischerweise einen Zeitraum von etwa einer Woche nach der Beschlussfassung. Wer Beschlüsse erst Monate später einträgt, verletzt die Pflicht aus § 24 Abs. 7 WEG bereits formal.

Wird ein Beschluss angefochten oder aufgehoben, ist dies in der Sammlung anzumerken. Bei einer Aufhebung darf die Eintragung gelöscht werden, ebenso wenn ein Eintrag für die Wohnungseigentümer keine Bedeutung mehr hat. Auch Vermerke und Löschungen sind unverzüglich zu erledigen und zu datieren. Die folgende Übersicht fasst die Formvorgaben zusammen:

Pflicht	Rechtsgrundlage	Bedeutung in der Praxis
Nur Wortlaut der Beschlüsse erfassen	§ 24 Abs. 7 Satz 2 WEG	Keine Zusammenfassungen, keine Paraphrasen
Ort und Datum je Eintrag	§ 24 Abs. 7 Satz 2 WEG	Versammlung bzw. Verkündung eindeutig zuordenbar
Fortlaufende Nummerierung	§ 24 Abs. 7 Satz 4 WEG	Lücken in der Zählung fallen bei Einsicht sofort auf
Unverzügliche Eintragung mit Datum	§ 24 Abs. 7 Satz 7 WEG	Rechtsprechung: in der Regel binnen etwa einer Woche
Vermerk bei Anfechtung und Aufhebung	§ 24 Abs. 7 Satz 5 WEG	Rechtszustand jedes Beschlusses jederzeit erkennbar
Einsicht auf Verlangen	§ 24 Abs. 7 Satz 8 WEG	Eigentümer und ermächtigte Dritte, ohne Begründung

Beschluss-Sammlung WEG: Ablauf vom verkündeten Beschluss zur rechtssicheren Eintragung in fünf Schritten — Formvorgaben je Eintragung: von der Verkündung bis zum Einsichtsrecht

Bezugsdokumente zweifelsfrei bestimmen

Der Bundesgerichtshof hat in seinem Urteil vom 8. April 2016 (BGH, V ZR 104/15) klargestellt: Beschlüsse sind aus sich heraus auszulegen, dürfen aber auf Dokumente außerhalb des Protokolls Bezug nehmen, wenn diese zweifelsfrei bestimmt sind. Für die Beschluss-Sammlung heißt das: Nimmt ein Beschluss auf einen Wirtschaftsplan, ein Sanierungsangebot oder ein Gutachten Bezug, muss dieses Dokument eindeutig identifizierbar und dauerhaft auffindbar archiviert sein. Ein Beschlusstext ohne das zugehörige Bezugsdokument ist im Streitfall wertlos.

Wer die Beschluss-Sammlung führt und wer Einsicht verlangen darf

Die Führung der Beschluss-Sammlung obliegt nach § 24 Abs. 8 WEG dem Verwalter. Fehlt ein Verwalter, trifft die Pflicht den Vorsitzenden der Eigentümerversammlung, sofern die Eigentümer nicht mehrheitlich eine andere Person bestimmen. Die Aufgabe ist nicht delegierbar in dem Sinne, dass sich der Verwalter durch Beauftragung Dritter von seiner Verantwortung befreien könnte.

Jeder Wohnungseigentümer kann jederzeit Einsicht in die Beschluss-Sammlung verlangen, ohne ein berechtigtes Interesse darlegen zu müssen. Auch ein vom Eigentümer ermächtigter Dritter hat dieses Recht, etwa ein Rechtsanwalt oder ein Kaufinteressent mit Vollmacht. In der Praxis ist die Sammlung damit ein zentrales Auskunftsdokument beim Wohnungsverkauf: Erwerber prüfen darüber Beschlusslagen zu Sonderumlagen, baulichen Veränderungen und laufenden Rechtsstreitigkeiten.

Fehlende oder lückenhafte Beschluss-Sammlung: Diese Konsequenzen drohen Verwaltern

Eine nicht ordnungsgemäß geführte Beschluss-Sammlung gilt regelmäßig als wichtiger Grund für die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags. Seit der WEG-Reform 2020 kann die Gemeinschaft den Verwalter ohnehin jederzeit abberufen; der Vergütungsanspruch läuft dann aber noch bis zu sechs Monate weiter. Liegt ein wichtiger Grund vor, endet er sofort. Der Fachbeitrag von Haufe zur Abberufung des Verwalters (2026) dokumentiert, wie streng die Gerichte hier urteilen: Das Amtsgericht München sah bereits die falsche Auskunft eines Verwaltungsmitarbeiters, es werde keine Beschluss-Sammlung geführt, als Grund für eine fristlose Kündigung an (Urteil vom 28.7.2008, 485 C 602/07).

Hinzu kommen praktische Folgen. Bei einem Verwalterwechsel gehört die Beschluss-Sammlung zu den herauszugebenden Verwaltungsunterlagen; Lücken fallen spätestens bei der Objektübernahme auf und belasten die Schlussabrechnung. Was bei der Übergabe im Einzelnen zu prüfen ist, haben wir in der Checkliste zur Objektübernahme beim Verwalterwechsel zusammengestellt. Und wer eine Beschlusskompetenz nicht nachweisen kann, etwa für eine beauftragte Dachsanierung, haftet im Zweifel für Aufträge ohne gültige Beschlussgrundlage.

Beschluss-Sammlung WEG digital führen: Vom Papierordner zur durchsuchbaren Datenbank

Das Gesetz schreibt keine Papierform vor: Die Beschluss-Sammlung darf elektronisch geführt werden, etwa als strukturierte Datei oder Datenbank. Entscheidend ist, dass Vollständigkeit, fortlaufende Nummerierung, Datierung und die Vermerke zum Rechtszustand jederzeit gewährleistet sind. Eine digitale Führung erfüllt diese Anforderungen leichter als jeder Ordner, weil Pflichtfelder, Zähler und Änderungshistorie systemseitig erzwungen werden können.

Die Branche hat hier Nachholbedarf. Laut Bitkom Digital Office Index (2024) arbeiten erst 4 von 10 deutschen Unternehmen überwiegend papierlos, 38 Prozent wickeln noch rund die Hälfte ihrer Verwaltungsprozesse auf Papier ab. In Hausverwaltungen liegen Beschlüsse aus den Jahren vor der Digitalisierung typischerweise als Papierordner oder eingescannte Protokolle ohne Texterkennung vor: formal vorhanden, praktisch nicht durchsuchbar.

Beschluss-Sammlung WEG digitalisieren: Zahlen zu Papierprozessen, KI-Nutzung und Überlastung der Verwaltungen — Papierprozesse und Personalnot: Branchenzahlen von Bitkom (2024) und VDIV (2025)

Altbestände systematisch erschließen

Der Weg zur durchsuchbaren Beschluss-Sammlung führt über drei Schritte: Scannen der Altbestände, Texterkennung (OCR) und strukturierte Ablage mit Metadaten wie Objekt, Versammlungsdatum und Beschlussnummer. Erst dieser letzte Schritt macht aus einem Stapel PDF-Dateien eine Registratur, die den gesetzlichen Anforderungen an Recherchierbarkeit und Einsichtsgewährung in Sekunden gerecht wird. Ein Beispiel zur Einordnung: Übernimmt eine Verwaltung ein Objekt mit 30 Jahren Beschlusshistorie, sind das schnell mehrere hundert Beschlüsse in einem Dutzend Ordnern, deren manuelle Durchsicht bei jeder einzelnen Anfrage Stunden kostet.

KI-Volltextsuche über Altbestände: Beschlusslagen in Sekunden belegen

Eine KI-gestützte Volltextsuche beantwortet die Alltagsfrage jeder Verwaltung: Was haben wir dazu eigentlich beschlossen? Statt Ordner zu wälzen, stellt das Team die Frage in natürlicher Sprache, etwa nach allen Beschlüssen einer Gemeinschaft zu baulichen Veränderungen, und erhält die relevanten Beschlusstexte mit Nummer, Datum und Fundstelle. Das ersetzt nicht die formale Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG, es erschließt sie: Die gesetzliche Registratur bleibt führend, die KI macht sie im Tagesgeschäft nutzbar.

Der Bedarf ist real: Laut VDIV-Branchenbarometer (2025) berichten 70 Prozent der Immobilienverwaltungen von Überlastung ihrer Mitarbeiter, rund ein Fünftel nutzt bereits KI-Tools, ein weiteres Drittel bereitet die Einführung vor. Beschlussrecherche ist dafür ein dankbarer Anwendungsfall, weil sie häufig anfällt, klar abgrenzbar ist und keine Entscheidung automatisiert, sondern nur Wissen auffindbar macht. Wie sich eine solche Suche in die übrigen Abläufe einfügt, zeigt unser Überblick zum KI-Backoffice in der Hausverwaltung.

Spezialisierte Dienstleister wie DigiRift setzen solche Systeme als individuelle Lösung auf: vom Scannen und Strukturieren der Altbestände über die Volltexterkennung bis zur Suchoberfläche, die das Team ohne Schulungsaufwand bedienen kann; die Verarbeitung läuft dabei auf Servern in Deutschland. Ob sich das für Ihren Bestand rechnet, hängt vor allem von Objektzahl und Aktenlage ab; eine Erstberatung zur digitalen Beschlussrecherche klärt beides anhand Ihrer konkreten Ordnerstruktur.

Fazit: Rechtssicher dokumentiert, sofort auskunftsfähig

Die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG ist Pflicht, Prüfstein und Wissensspeicher zugleich. Wer nur den Wortlaut erfasst, fortlaufend nummeriert, unverzüglich einträgt und Anfechtungen vermerkt, ist rechtlich auf der sicheren Seite. Wer die Sammlung zusätzlich digital und durchsuchbar führt, verwandelt eine Formalpflicht in einen echten Effizienzgewinn: Beschlusslagen sind in Sekunden belegbar, Einsichtsverlangen und Erwerberanfragen verlieren ihren Schrecken, und die Übergabe beim Verwalterwechsel wird zur Formsache.

Wenn in Ihrer Verwaltung Beschluss-Altbestände in Ordnern und unstrukturierten Scans liegen, lohnt eine Bestandsaufnahme: In einem 30-minütigen Gespräch über Ihre Beratungsseite klären wir, welche Bestände sich mit Scan, Texterkennung und KI-Volltextsuche erschließen lassen, und Sie erhalten eine realistische Einschätzung von Aufwand und Nutzen für Ihre Objektstruktur, bevor Sie irgendetwas beauftragen.

Beschluss-Sammlung WEG: Beschlüsse nach Paragraf 24 Abs. 7 rechtssicher und durchsuchbar führen