CO2-Kostenaufteilung in der Heizkostenabrechnung korrekt umsetzen

Seit dem 1. Januar 2023 müssen sich Vermieter an den CO2-Kosten beteiligen, die durch den nationalen Brennstoffemissionshandel auf Heizenergie entfallen. Für Hausverwaltungen bedeutet das: Die CO2-Kostenaufteilung gehört seitdem in jede Heizkostenabrechnung für Wohngebäude, und sie folgt einem festen Stufenmodell, das den Vermieteranteil am energetischen Zustand des Gebäudes festmacht. Wer hier ungenau arbeitet oder die Pflichtangaben vergisst, riskiert ein Kürzungsrecht der Mieter von drei Prozent auf die gesamten Heizkosten. Dieser Beitrag erklärt, wie die CO2-Kostenaufteilung nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) sauber umgesetzt wird, welche Daten dafür nötig sind und worauf Geschäftsführer von Haus- und Immobilienverwaltungen im Abrechnungsalltag achten müssen.

Was die CO2-Kostenaufteilung regelt und wen sie betrifft

Die CO2-Kostenaufteilung verteilt den CO2-Preisanteil der Heizkosten zwischen Vermieter und Mieter, statt ihn wie früher vollständig auf den Mieter umzulegen. Laut Bundesministerium der Justiz (2023) trat das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz am 1. Januar 2023 in Kraft und regelt genau diese Aufteilung der Kosten aus dem nationalen Brennstoffemissionshandel.

Betroffen sind alle Abrechnungszeiträume, die ab 2023 beginnen. Laut Verbraucherzentrale (2025) gilt die Regelung für jede Heizkostenabrechnung mit Abrechnungszeitraum ab 2023, sobald Heizung oder Warmwasser mit einem CO2-bepreisten Brennstoff wie Erdgas oder Heizöl betrieben werden.

Wohngebäude und Nichtwohngebäude werden unterschiedlich behandelt

Für Wohngebäude gilt das gestufte Modell nach dem CO2-Ausstoß je Quadratmeter. Für Nichtwohngebäude, etwa reine Gewerbeobjekte, gilt dagegen eine pauschale 50/50-Aufteilung, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart ist. Laut Haufe (2025) wurde das für Nichtwohngebäude angekündigte Stufenmodell bislang nicht eingeführt, sodass dort weiterhin die hälftige Teilung greift. Bei gemischt genutzten Objekten muss die Verwaltung die Wohn- und Gewerbeflächen entsprechend getrennt betrachten.

Das 10-Stufenmodell staffelt den Vermieteranteil nach dem CO2-Ausstoß

Der Vermieteranteil steigt mit dem CO2-Ausstoß je Quadratmeter Wohnfläche: Je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto höher der Anteil, den der Vermieter trägt. Damit setzt der Gesetzgeber einen Sanierungsanreiz. Wer energetisch gut dasteht, beteiligt sich kaum, wer ein unsaniertes Gebäude vermietet, trägt bis zu 95 Prozent der CO2-Kosten.

Laut Bundesministerium der Justiz (2023) staffelt die Anlage zu Paragraf 5 Absatz 1 den Vermieteranteil in zehn Stufen: unterhalb von 12 kg CO2 je Quadratmeter und Jahr trägt der Vermieter 0 Prozent, ab 52 kg sind es 95 Prozent. Dazwischen steigt der Anteil in 5-kg-Schritten an. Die folgende Tabelle zeigt die Einstufung im Überblick.

Für die Einstufung wird der CO2-Ausstoß des Gebäudes durch die beheizte Wohnfläche geteilt. Maßgeblich ist also nicht der Verbrauch einer einzelnen Wohnung, sondern der Kennwert des gesamten Gebäudes.

So berechnen Verwaltungen den CO2-Anteil von Vermieter und Mieter

Die CO2-Kostenaufteilung berechnet sich aus wenigen Eingangsgrößen. Für die Berechnung braucht die Verwaltung drei Angaben, die in der Regel auf der Brennstoffrechnung des Energielieferanten stehen: die gelieferte Brennstoffmenge, den darin enthaltenen CO2-Preisanteil und den Brennstoffemissionsfaktor. Laut Verbraucherzentrale (2025) sind genau diese Werte, also Verbrauch, CO2-Preis und Emissionsfaktor, die Grundlage der Aufteilung.

Aus Brennstoffmenge und Emissionsfaktor ergibt sich der gesamte CO2-Ausstoß des Gebäudes in Kilogramm. Dieser Wert geteilt durch die Wohnfläche liefert den Kennwert in kg CO2 je Quadratmeter, der über die Stufe entscheidet. Anschließend wird der gesamte CO2-Kostenbetrag der Rechnung nach dem Prozentschlüssel der Stufe auf Vermieter und Mieter verteilt. Damit ist die CO2-Kostenaufteilung im Kern eine Folge von vier Rechenschritten, die sich pro Objekt identisch wiederholen.

Ein typisches Rechenbeispiel

Angenommen, ein Mehrfamilienhaus mit 800 Quadratmeter Wohnfläche verursacht im Abrechnungsjahr einen CO2-Ausstoß von rund 28.000 kg. Das ergibt einen Kennwert von 35 kg je Quadratmeter und damit die Stufe 32 bis unter 37, also 50 Prozent Vermieteranteil. Beträgt der CO2-Kostenanteil der Brennstoffrechnung 1.400 Euro, trägt der Vermieter 700 Euro, die übrigen 700 Euro werden über den normalen Verteilerschlüssel auf die Mieter umgelegt. Der CO2-Preis selbst liegt 2025 laut Haufe (2025) bei rund 55 Euro je Tonne und steigt 2026 im gesetzlichen Korridor von 55 bis 65 Euro.

Das kostenlose Berechnungstool des BMWK unterstützt die Einstufung

Für die wiederkehrende Berechnung muss niemand eine eigene Tabellenkalkulation pflegen. Laut Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (2024) stellt das BMWK ein kostenloses Online-Tool bereit, das Vermieter und Hausverwaltungen bei der Einstufung nach dem Stufenmodell unterstützt und eine nachvollziehbare PDF-Ausgabe für die Abrechnung erzeugt. Das Tool ist hilfreich, ersetzt aber nicht die korrekte Datenbeschaffung und Zuordnung im jeweiligen Objekt.

Sonderfälle bei dezentralen Heizungen und Hybridanlagen

Bei dezentralen Heizungen und Hybridanlagen folgt die CO2-Kostenaufteilung von der Standardrechnung abweichenden Regeln. Bei Etagenheizungen und anderen dezentral mit Brennstoff versorgten Wohnungen gilt eine Besonderheit, denn dort hat der Mieter die Brennstoffrechnung oft selbst in der Hand. In diesen Fallkonstellationen sieht das CO2KostAufG ein eigenes Verfahren vor, bei dem der Mieter den auf ihn entfallenden Erstattungsanspruch gegenüber dem Vermieter geltend macht, statt dass die Verwaltung die Aufteilung in einer Sammelabrechnung vornimmt.

Bei Hybridheizungen wird die CO2-Aufteilung nicht auf die gesamte Heizleistung angewendet. Laut Haufe Akademie (2025) wird bei Hybridheizungen die CO2-Aufteilung nur auf den fossil betriebenen Anteil angewendet, also etwa auf den Gasanteil einer Kombination aus Wärmepumpe und Gas-Brennwertgerät. Der strombasierte oder regenerative Anteil bleibt außen vor, weil dafür kein nationaler CO2-Preis nach dem Brennstoffemissionshandelsgesetz anfällt.

Pflichtangaben in der Abrechnung und das 3-Prozent-Kürzungsrecht

Die CO2-Kostenaufteilung muss in der Heizkostenabrechnung nachvollziehbar ausgewiesen werden, sonst darf der Mieter seinen Anteil kürzen. Laut Bundesministerium der Justiz (2023) muss der Vermieter nach Paragraf 7 Absatz 3 den auf den Mieter entfallenden CO2-Kostenanteil, die Einstufung des Gebäudes nach Paragraf 5 sowie die Berechnungsgrundlagen ausweisen. Unterlässt er das, darf der Mieter nach Paragraf 7 Absatz 4 seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen.

Laut Haufe Akademie (2025) müssen Hausverwaltungen je Wohneinheit die Gesamt-CO2-Kosten, die Gebäudeeinstufung nach dem 10-Stufenmodell, die Verteilungskriterien und die Berechnungsmethode offenlegen. Diese Angaben gehören in dieselbe Abrechnung wie die übrigen Heizkosten nach der Heizkostenverordnung und unterliegen denselben Fristen.

Konkrete Checkliste für die fehlerfreie Abrechnung

Folgende Angaben sollten je Wohneinheit lückenlos vorhanden sein, damit das Kürzungsrecht ins Leere läuft:

• Die gesamten CO2-Kosten des Gebäudes im Abrechnungszeitraum
• Der Brennstoffemissionsfaktor und die abgeleitete Einstufung in kg CO2 je Quadratmeter
• Die Stufe nach dem 10-Stufenmodell und der daraus folgende Vermieter- und Mieteranteil
• Der auf die jeweilige Wohneinheit entfallende CO2-Kostenanteil
• Die Berechnungsmethode und die zugrunde liegenden Verteilungskriterien

Da die Abrechnungsfrist nach der Heizkostenverordnung und dem Mietrecht weiterläuft, sollten Verwaltungen die für die CO2-Einstufung nötigen Daten früh beim Energielieferanten anfordern und nicht erst kurz vor Fristablauf.

Warum die CO2-Kostenaufteilung ein Fall für das KI-Backoffice ist

Die CO2-Kostenaufteilung ist ein klassischer wiederkehrender Verwaltungsprozess und damit ein guter Kandidat für ein KI-gestütztes Backoffice. Pro Objekt und Jahr fallen dieselben Schritte an, die Daten stammen aus strukturierten Quellen, und der Spielraum für Ermessen ist gering. Genau solche Routinen lassen sich gut digital abbilden, ohne dass die fachliche Verantwortung der Verwaltung verloren geht.

Der Mehraufwand trifft Verwaltungsteams, die ohnehin knapp besetzt sind. Wie hoch der Druck branchenweit ist, zeigt unser Beitrag zum Fachkräftemangel in der Immobilienverwaltung: Warum 73 Prozent ihn als größte Hürde sehen. Wer die CO2-Aufteilung in einen automatisierten Abrechnungsworkflow einbettet, gewinnt Zeit für die Fälle, die echtes Fachwissen verlangen. Wie ein solcher Workflow im Ganzen aussieht, beschreibt unser Artikel Betriebskostenabrechnung automatisieren: Wie KI Hausverwaltungen Wochen an Arbeit spart.

Genau an dieser Stelle setzt DigiRift als Experten-Referenz für KI in der Hausverwaltung an. Im KI-Backoffice werden Brennstoffrechnungen automatisch ausgelesen, die Einstufung nach dem Stufenmodell vorbereitet und die Pflichtangaben strukturiert für die Abrechnung bereitgestellt. DigiRift plant, entwickelt, integriert und betreibt diese Lösungen als Full-Service, die Verwaltung muss nichts selbst aufbauen. Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland und DSGVO-konform. In einem kurzen Erstgespräch über die Beratung von DigiRift lässt sich in rund 30 Minuten klären, welche Schritte Ihrer Heizkosten- und Betriebskostenabrechnung sich konkret automatisieren lassen und mit welcher Zeitersparnis pro Abrechnungslauf Sie rechnen können.

Fazit: Korrekte Einstufung schützt vor Kürzungen

Die CO2-Kostenaufteilung ist seit 2023 fester Bestandteil jeder Heizkostenabrechnung für Wohngebäude. Entscheidend sind die korrekte Einstufung nach dem 10-Stufenmodell anhand des CO2-Ausstoßes je Quadratmeter, die saubere Berechnung aus Verbrauch, CO2-Preis und Emissionsfaktor sowie die vollständigen Pflichtangaben in der Abrechnung. Wer die CO2-Kostenaufteilung präzise umsetzt, vermeidet das 3-Prozent-Kürzungsrecht und schafft Rechtssicherheit gegenüber Mietern und Eigentümern. Weil es sich um einen wiederkehrenden, datengetriebenen Prozess handelt, lohnt es sich für Verwaltungen, die Datenbeschaffung und Berechnung schrittweise zu automatisieren und die freigewordene Zeit in beratungsintensive Aufgaben zu investieren. Ein erstes Beratungsgespräch zeigt, an welcher Stelle der Hebel im eigenen Verwaltungsbetrieb am größten ist.

Quellen

1. Bundesministerium der Justiz (2023): CO2KostAufG. https://www.gesetze-im-internet.de/co2kostaufg/
2. Bundesministerium der Justiz (2023): CO2KostAufG, Anlage zu Paragraf 5 Absatz 1. https://www.gesetze-im-internet.de/co2kostaufg/anlage.html
3. Bundesministerium der Justiz (2023): CO2KostAufG, Paragraf 7. https://www.gesetze-im-internet.de/co2kostaufg/__7.html
4. Verbraucherzentrale (2025): CO2-Aufteilung zwischen Mieter und Vermieter. https://verbraucherzentrale-energieberatung.de/co2-aufteilung-mieter-vermieter/
5. Haufe (2025): CO2-Preis und Vermieterbeteiligung. https://www.haufe.de/immobilien/wirtschaft-politik/co2-preis-inwiefern-muessen-sich-vermieter-beteiligen_84342_525922.html
6. Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (2024): Online-Tool zur CO2-Kostenaufteilung. https://co2kostenaufteilung.bundeswirtschaftsministerium.de/schritt1
7. Haufe Akademie (2025): CO2-Kostenaufteilungsgesetz in der Praxis. https://www.haufe-akademie.de/blog/themen/immobilien-themenbereiche/co2kostenaufteilungsesetz/