Virtuelle Eigentümerversammlung 2026: Rechtslage, Voraussetzungen, Praxis

Seit dem 17. Oktober 2024 dürfen Wohnungseigentümergemeinschaften ihre Versammlung rein digital abhalten. Die virtuelle Eigentümerversammlung ist damit kein Notbehelf aus der Corona-Zeit mehr, sondern ein gesetzlich verankertes Format nach § 23 Absatz 1a WEG. Für Hausverwaltungen verändert das die Organisation der jährlichen Versammlung grundlegend, denn die Eigentümer entscheiden künftig selbst mit qualifizierter Mehrheit, ob sie sich online oder in Präsenz treffen.

Wer als Verwalter eine virtuelle Eigentümerversammlung professionell vorbereiten will, muss drei Dinge sauber trennen: die Rechtslage, die formalen Voraussetzungen und die technische Praxis. Dieser Beitrag ordnet die WEG-Novelle ein, erklärt den notwendigen Grundsatzbeschluss, die Einladungsfristen und die Beschlussfähigkeit, und benennt die typischen Fehler, an denen virtuelle Versammlungen in der Praxis scheitern.

Was ist eine virtuelle Eigentümerversammlung nach dem WEG?

Eine virtuelle Eigentümerversammlung ist eine Versammlung der Wohnungseigentümer, die vollständig ohne physische Präsenz per Videokonferenz stattfindet. Rechtsgrundlage ist § 23 Absatz 1a WEG, der seit dem 17. Oktober 2024 in Kraft ist. Sie ist von der reinen Präsenzversammlung und von der hybriden Versammlung zu unterscheiden.

Laut dejure.org (2024) können die Wohnungseigentümer beschließen, dass die Versammlung innerhalb eines Zeitraums von längstens drei Jahren ab Beschlussfassung ohne physische Präsenz stattfindet. Die virtuelle Versammlung muss dabei hinsichtlich der Teilnahme und der Rechtsausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein. Das ist der zentrale rechtliche Maßstab.

Die drei Formate im Überblick:

• Präsenzversammlung: Alle Eigentümer treffen sich an einem physischen Ort. Gesetzlicher Regelfall.
• Hybride Versammlung: Präsenz vor Ort, ergänzt um eine optionale Online-Teilnahme nach § 23 Absatz 1 Satz 2 WEG.
• Virtuelle Versammlung: Ausschließlich online, ohne physischen Versammlungsort, nur auf Grundlage eines Beschlusses nach § 23 Absatz 1a WEG.

Wie ist die Rechtslage seit der WEG-Novelle 2024?

Die rein virtuelle Eigentümerversammlung ist seit dem 17. Oktober 2024 zulässig. An diesem Tag trat das Gesetz zur Zulassung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen in Kraft, das § 23 WEG um den Absatz 1a erweitert hat. Davor war ohne Vereinbarung in der Gemeinschaftsordnung nur eine Präsenz- oder hybride Versammlung möglich.

Laut Haufe (2024) wurde das Gesetz am 16. Oktober 2024 im Bundesgesetzblatt verkündet und ist einen Tag später in Kraft getreten. Die Reform ermöglicht erstmals eine vollständig digitale Beschlussfassung ohne physischen Versammlungsort, sofern die Gemeinschaft dies beschließt.

Wichtig für die Praxis ist eine Übergangsregelung. Laut Wohnen im Eigentum e.V. (2024) müssen Gemeinschaften, die vor dem 1. Januar 2028 einen Beschluss zur virtuellen Versammlung fassen, bis einschließlich 2028 mindestens einmal jährlich zusätzlich eine Präsenzversammlung durchführen. Auf diese zusätzliche Präsenzversammlung kann nur durch einstimmigen Beschluss verzichtet werden. Der Gesetzgeber plant zudem eine Evaluation im Jahr 2027.

Welche Voraussetzungen gelten für die Online-Beschlussfassung der WEG?

Die wichtigste Voraussetzung ist ein Grundsatzbeschluss mit qualifizierter Mehrheit. Die Wohnungseigentümer müssen mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass künftige Versammlungen rein virtuell stattfinden dürfen. Erst dieser Beschluss schafft die Grundlage, eine WEG-Versammlung online abzuhalten.

Laut VDIV (2024) wird die virtuelle Versammlung nur wirksam, wenn mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen dafür votieren, und der Beschluss gilt zunächst für höchstens drei Jahre. Ein zusätzliches Quorum, also eine Mindestzahl anwesender Eigentümer, sieht das Gesetz für die Versammlung selbst nicht vor.

Der Grundsatzbeschluss und seine Grenzen

Der Beschluss nach § 23 Absatz 1a WEG legt nur fest, dass virtuell getagt werden darf. Er muss zeitlich auf maximal drei Jahre befristet sein und kann danach erneut gefasst werden. Die Eigentümer können den Beschluss auch enger fassen, etwa nur für bestimmte Versammlungsarten.

Vergleichbarkeit mit der Präsenzversammlung

Der gesetzliche Maßstab der Vergleichbarkeit verlangt, dass jeder Eigentümer in Echtzeit teilnehmen, sich äußern, Anträge stellen und abstimmen kann. Eine reine Übertragung ohne Interaktionsmöglichkeit genügt nicht. Eigentümer ohne eigenen Internetzugang können laut VDIV (2024) bei anderen Gemeinschaftsmitgliedern oder in den Räumen der Verwaltung teilnehmen.

Welche Einladungsfrist gilt für die virtuelle Eigentümerversammlung?

Auch für die virtuelle Eigentümerversammlung gilt die reguläre Einladungsfrist von mindestens drei Wochen. Die Digitalisierung des Formats ändert nichts an den formalen Anforderungen an die Einberufung nach § 24 WEG. Maßgeblich ist der Zugang der Einladung beim Eigentümer, nicht der Versand.

Laut Gesetze im Internet (2024) erfolgt die Einberufung in Textform, und die Frist soll, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen. Wird die Frist nicht eingehalten, sind die gefassten Beschlüsse anfechtbar.

Für die virtuelle Versammlung kommen einige praktische Pflichtangaben in der Einladung hinzu:

• Die eindeutige Bezeichnung jedes Tagesordnungspunkts, da nur über bezeichnete Gegenstände wirksam beschlossen werden kann.
• Die genutzte Videokonferenz-Plattform sowie die Zugangsdaten oder der Einwahllink.
• Hinweise zur technischen Teilnahme und zu Alternativen für Eigentümer ohne eigene Technik.
• Angaben zur Identifikation und zur digitalen Stimmabgabe.

Wie läuft die Technik und Beschlussfähigkeit in der Praxis?

In der Praxis steht und fällt die virtuelle Eigentümerversammlung mit einer geschützten, DSGVO-konformen Plattform und einer klaren Regelung der Beschlussfähigkeit. Die Online-Beteiligung muss über einen durch geeignete Verschlüsselung geschützten Zugang erfolgen, damit die Nichtöffentlichkeit der Versammlung gewahrt bleibt.

Laut VDIV (2024) muss die Online-Beteiligung über einen durch geeignete Verschlüsselung geschützten Zugang erfolgen, damit die Nichtöffentlichkeit der Versammlung gewahrt bleibt. Individuelle, passwortgeschützte Zugänge je Eigentümer stellen die Identifikation sicher, und die Plattform koordiniert die Abstimmung. Digitale Check-in-Systeme können dabei die papiergestützte Teilnehmerliste ersetzen.

Identifikation und digitale Stimmabgabe

Jeder Teilnehmer muss zweifelsfrei einer Stimmeinheit zugeordnet werden. Bewährt haben sich personalisierte Zugangsdaten je Eigentümer und eine Stimmabgabe, die das jeweilige Stimmgewicht korrekt abbildet. Vollmachten für vertretene Eigentümer sind vorab in Textform einzuholen und zu dokumentieren.

Technische Störungen absichern

Fällt die Verbindung eines Eigentümers während einer Abstimmung aus, kann der betroffene Beschluss anfechtbar werden. Verwaltungen sollten daher vorab regeln, wie mit technischen Störungen umgegangen wird, etwa durch Wiederholung der Abstimmung oder eine kurze Wartezeit. Die Automatisierung der Betriebskostenabrechnung und eine durchgängig digitale Aktenführung erleichtern die Vorbereitung solcher Versammlungen erheblich.

Hybride versus rein virtuelle Versammlung: Was lohnt sich?

Ob sich eine hybride oder eine rein virtuelle Eigentümerversammlung lohnt, hängt von der Eigentümerstruktur und dem Aufwand ab. Die hybride Versammlung gilt als inklusiver, ist aber organisatorisch und finanziell teurer. Die rein virtuelle Versammlung ist günstiger, setzt aber eine technikaffine Gemeinschaft voraus.

Laut VDIV (2024) waren hybride Versammlungen in der Vergangenheit oft unkommunikativ und zu teuer, weil sie mehr Personal, mehr Technik und die Anmietung von Räumlichkeiten erforderten. Der Verbraucherverband Wohnen im Eigentum e.V. (2024) warnt zugleich, dass ältere oder technikferne Eigentümer durch rein virtuelle Formate benachteiligt werden könnten.

Typische Fehler bei der virtuellen Eigentümerversammlung

Die meisten Anfechtungen entstehen nicht durch die Technik, sondern durch formale Fehler bei Beschluss, Einladung und Dokumentation. Wer eine WEG-Versammlung online abhalten will, sollte die vier häufigsten Stolpersteine kennen und vorab ausräumen.

Die typischen Fehlerquellen in der Praxis:

1. Fehlender oder fehlerhafter Grundsatzbeschluss: Ohne wirksamen Beschluss mit Dreiviertelmehrheit nach § 23 Absatz 1a WEG ist die rein virtuelle Versammlung unzulässig.
2. Verletzte Einladungsfrist: Geht die Einladung nicht mindestens drei Wochen vor dem Termin zu, sind die Beschlüsse anfechtbar.
3. Unzureichende Vergleichbarkeit: Können Eigentümer nicht in Echtzeit Anträge stellen oder abstimmen, fehlt die gesetzlich geforderte Vergleichbarkeit mit der Präsenzversammlung.
4. Lückenhafte Dokumentation: Es muss festgehalten werden, dass virtuell getagt wurde, welche technischen Mittel genutzt wurden und wie Identität und Stimmabgabe sichergestellt waren.

Gerade die Dokumentation und die rechtssichere Stimmenerfassung lassen sich durch digitale Backoffice-Prozesse stark vereinfachen. Eine professionelle telefonische und digitale Erreichbarkeit der Hausverwaltung sorgt zudem dafür, dass Rückfragen der Eigentümer im Vorfeld der Versammlung verlässlich beantwortet werden.

Fazit

Die virtuelle Eigentümerversammlung ist seit dem 17. Oktober 2024 ein rechtssicheres Format, das den Aufwand der jährlichen Versammlung deutlich senken kann. Voraussetzung ist ein befristeter Grundsatzbeschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, die Wahrung der dreiwöchigen Einladungsfrist und eine Technik, die Teilnahme und Abstimmung mit der Präsenzversammlung vergleichbar macht. Bis einschließlich 2028 bleibt zudem eine jährliche Präsenzversammlung Pflicht, sofern nicht einstimmig darauf verzichtet wird.

Hausverwaltungen, die jetzt klare Prozesse für Einladung, Identifikation, Stimmabgabe und Dokumentation aufsetzen, vermeiden Anfechtungen und gewinnen Zeit. Eine strukturierte Vorbereitung und digitale Backoffice-Prozesse sind dafür der entscheidende Hebel. Eine kostenlose Erstberatung klärt, welche dieser Prozesse sich in Ihrer Verwaltung sinnvoll automatisieren lassen.

Quellen

1. dejure.org (2024): § 23 WEG, Wohnungseigentümerversammlung. dejure.org/gesetze/WEG/23.html
2. Gesetze im Internet (2024): § 24 WEG, Einberufung, Vorsitz, Niederschrift. gesetze-im-internet.de/woeigg/__24.html
3. Haufe (2024): Online-Eigentümerversammlung ist jetzt zulässig. haufe.de
4. VDIV Verband der Immobilienverwalter (2024): Virtuelle Eigentümerversammlung. vdiv.de/virtuelle-eigentuemerversammlung
5. Wohnen im Eigentum e.V. (2024): Änderung des Wohnungseigentumsgesetzes, Brücke zur rein virtuellen Eigentümerversammlung. wohnen-im-eigentum.de